Införa Microsoft 365 Copilot? – så förbereder du din organisation!

Microsoft 365 Copilot är den AI-drivna assistenten som fungerar integrerad i Microsofts 365 applikationer (så som Word, Excel, PowerPoint, Outlook och Teams). Lösningen bygger på avancerad teknologi från OpenAIs GPT-modeller och Microsofts egna molnplattform Azure. Copilot använder naturlig språkförståelse för att tolka användarnas kommandon vilket gör att användare kan skriva frågor eller ge direktiv som "Skapa en sammanfattning av det här dokumentet" eller "Analysera den här datamängden och visa nyckeltrender". Copilot drar nytta av data som redan finns i organisationens Microsoft 365-system för att leverera relevanta resultat. Allt sker alltså i den miljö där användaren arbetar.  

Vad kan Copilot användas till? 

Copilot är utformat för att stödja och förbättra användarnas arbetsflöden genom att automatisera repetitiva uppgifter, sammanställa information eller hjälpa till med att analysera data och skapa insikter. Copilot kan exempelvis användas för att sammanställa data, analysera komplexa kalkylblad i Excel eller generera innehåll som presentationer i PowerPoint eller e-postutkast i Outlook. AI-assistenten kan även användas för att sammanfatta möten, föreslå idéer eller skapa utkast av text.  

Vad skiljer Microsoft Copilot från andra AI-verktyg?  

Det som gör Copilot unikt är att det är direkt integrerat i Microsoft 365, ett verktyg många redan använder dagligen. Detta innebär att användarna inte behöver lära sig nya system eller processer, utan kan använda AI direkt i sina befintliga arbetsflöden. En annan viktig aspekt är att Copilot inte använder användargenererade prompts för att träna sin AI-assistent. I stället använder modellen den data den har tillgång till i realtid för att generera svar och insikter, men gör det helt inom ramen för Microsoft 365 sekretess- och säkerhetsmodeller. Alltså säkerställs att inga personliga data lagras för att träna modellen för framtiden.  

Vad ska man tänka på inför implementering av Microsoft 365 Copilot? 

Många kan nog se vinsterna med tekniken. Men vad behöver man ha koll på innan man implementerar verktyget i sin organisation? Vi har tagit fram en lista på fyra aspekter du behöver ha kontroll på för att säkerställa en lyckad implementation; 

4 saker att tänka på inför implementering av Microsoft 365 Copilot:  

1. Datakvalitet och struktur

Microsoft Copilot bygger på data från de dokument, kalkylblad och system som redan finns i organisationens Microsoft 365-miljö. För att Copilot ska kunna generera exakta och värdefulla insikter behöver den data som den använder vara korrekt, relevant och organiserad. Genom att satsa på hög datakvalitet och en välorganiserad struktur kan du maximera värdet av de insikter som Copilot genererar och undvika problem som uppstår vid användning av dålig eller osorterad data. 

Vad du bör göra:

• Dataintegritet: Granska och säkerställ att den data ni lagrar är uppdaterad och fri från fel eller inkonsekvenser. Felaktig eller ofullständig data kan leda till att Copilot ger oprecisa svar eller föreslår irrelevanta lösningar. 
• Datastruktur: Organisera data på ett sätt som gör det lättare för AI att bearbeta och analysera. Exempelvis kan tydliga kategorier och etikettering av filer och dokument bidra till att Copilot snabbt kan hitta och använda rätt information.  
• Metadata och kontext: Lägg till metadata där det är möjligt, för att hjälpa Copilot att tolka datan i sitt rätta sammanhang. Det kan vara särskilt viktigt för organisationer med stora mängder ostrukturerad data, som textdokument eller e-postkonversationer. 

2. Teknisk infrastruktur

Microsoft Copilot är en del av Microsoft 365-ekosystemet och använder företagets molntjänster, AI-teknologier och befintliga system för att leverera sina funktioner. För att Copilot ska fungera optimalt krävs en stabil och uppdaterad teknisk infrastruktur.  

Vad du bör göra: 

• Licenser och uppdateringar: Se till att alla relevanta användare har de licenser som krävs för att använda Copilot. Kontrollera att ni har den senaste versionen av Microsoft 365-verktygen och uppdaterade molntjänster. 
• Systemintegration: Kontrollera att era interna system och plattformar är kompatibla med Microsoft 365 och AI-funktionerna. Om ni använder äldre system eller icke-integrerade plattformar kan det krävas vissa uppgraderingar eller omstruktureringar för att säkerställa en sömlös integrering. 
• AI-optimering: Eftersom Copilot använder AI-baserade modeller är det viktigt att er IT-infrastruktur har tillräcklig kapacitet för att stödja databehandling i realtid. Detta kan innebära att ni behöver se över er molnkapacitet och nätverksbandbredd, särskilt för organisationer med stora mängder data.  

3. Säkerhet och regelefterlevnad

Eftersom Copilot använder organisationens data är det avgörande att säkerställa att alla dataskyddsprotokoll din organisation har på plats följs, särskilt i sektorer med strikta regleringar som finans, hälsa och offentlig sektor. Felaktig hantering av data kan leda till allvarliga säkerhetsrisker och böter. Säkerställ att ni har en plan för dataskydd och regelefterlevnad innan ni implementerar Copilot, särskilt när det gäller hantering av känsliga eller personliga uppgifter. 

Vad du bör göra: 

• Dataskydd: Genomför en säkerhetsgranskning av era system för att se till att känsliga data skyddas och att åtkomst till kritisk information hanteras korrekt. Microsoft Copilot följer säkerhets- och efterlevnadsstandarder inom Microsoft 365, men organisationer behöver se till att de egna säkerhetsprotokollen är tillräckligt robusta. 
• Accesskontroller: Se till att endast auktoriserade användare har tillgång till känslig information som behandlas av Copilot. Implementera strikt behörighetskontroll för att minimera riskerna för dataöverträdelser och missbruk. 
• Regelefterlevnad: Se över relevanta regler och förordningar (som GDPR, HIPAA eller SOX) som gäller för er verksamhet och säkerställ att Copilot kan användas i enlighet med dessa krav. Dokumentera processer och kontrollåtgärder för att visa att ni följer lagar och regler.  

4. Utbildning av användare

För att maximera nyttan av Copilot är det viktigt att användarna känner sig bekväma med verktyget och förstår hur de ska använda det effektivt i sitt dagliga arbete. Utbildning och förändringshantering är nyckeln till en framgångsrik implementering.

Vad du bör göra: 

• Användarutbildning: Utbilda kring hur Copilot fungerar, vilka uppgifter tekniken kan hjälpa till med, och hur man bäst drar nytta av dess funktioner. Anpassa utbildningen för olika avdelningar eller roller. En ekonomiansvarig kan exempelvis ha andra behov och användningsområden än någon inom marknadsföring eller kundservice. Genom att ge rollspecifik utbildning kan ni öka värdet av Copilot i hela organisationen. 

Vill du veta mer om hur din organisation kan komma igång med Copilot? Den 26e oktober håller vi ett webinar på temat tillsammans med Microsoft: