Skal du implementere Microsoft 365 Copilot? - Slik forbereder du din organisasjon!

Microsoft 365 Copilot er den AI-drevne assistenten som fungerer integrert i Microsoft 365-applikasjoner (for eksempel Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams). Løsningen er basert på avansert teknologi fra OpenAIs GPT-modeller og Microsofts skyplattform Azure. Copilot bruker naturlig språkforståelse til å tolke brukerkommandoer, slik at brukerne kan skrive inn spørsmål eller gi direktiver som «Lag et sammendrag av dette dokumentet» eller «Analyser dette datasettet og pek på nøkkeltrender». Copilot utnytter data som allerede finnes i organisasjonens Microsoft 365-system for å levere relevante resultater. Alt skjer i miljøet der brukeren arbeider.

Hva kan Copilot brukes til?

Copilot er utviklet for å støtte og forbedre brukernes arbeidsflyt ved å automatisere repetitive oppgaver, samle informasjon eller hjelpe til med å analysere data og generere innsikt. Copilot kan for eksempel brukes til å sammenstille data, analysere komplekse regneark i Excel, generere innhold som presentasjoner i PowerPoint eller e-postutkast i Outlook. AI-assistenten kan også brukes til å oppsummere møter, foreslå ideer eller lage tekstutkast.

Hva skiller Microsoft Copilot fra andre AI-verktøy?

Det som gjør Copilot unik, er at den er direkte integrert i Microsoft 365, et verktøy som mange allerede bruker daglig. Det betyr at brukerne ikke trenger å lære seg nye systemer eller prosesser, men kan bruke AI direkte i sine eksisterende arbeidsflyter. Et annet viktig aspekt er at Copilot ikke bruker brukergenererte instruksjoner for å trene opp AI-assistenten. I stedet bruker modellen dataene den har tilgang til i sanntid for å generere svar og innsikt. Dette gjøres innenfor rammene av Microsoft 365s personvern- og sikkerhetsmodeller, og sikrer at ingen personopplysninger lagres for å trene opp modellen for fremtiden.

Hva bør du tenke på før du implementerer Microsoft 365 Copilot?

Mange kan nok se fordelene med teknologien, men hva må du vite før du implementerer verktøyet i din organisasjon? Vi har satt sammen en liste over fire aspekter du må være oppmerksom på for å sikre en vellykket implementering;

Fire ting du bør tenke på før du implementerer Microsoft 365 Copilot

1. Datakvalitet og -struktur

Microsoft Copilot er avhengig av data fra dokumenter, regneark og systemer som allerede finnes i organisasjonens Microsoft 365-miljø. For at Copilot skal kunne generere korrekt og verdifull innsikt, må dataene den bruker være riktige, relevante og organiserte. Ved å investere i høy datakvalitet og en velorganisert struktur kan du maksimere verdien av innsikten Copilot genererer, og unngå problemene som oppstår ved bruk av dårlige eller usorterte data.

Ting du bør gjøre:

• Dataintegritet: Gå gjennom og sørg for at dataene du lagrer, er oppdaterte og uten feil eller inkonsekvenser. Feilaktige eller ufullstendige data kan føre til at Copilot gir unøyaktige svar eller foreslår irrelevante løsninger. 
• Datastruktur: Organiser dataene på en måte som gjør det enklere for AI å behandle og analysere dem. For eksempel kan tydelige kategorier og merking av filer og dokumenter hjelpe Copilot med å finne og bruke riktig informasjon raskt. 
• Metadata og kontekst: Legg til metadata der det er mulig, slik at Copilot kan tolke dataene i kontekst. Dette kan være spesielt viktig for organisasjoner med store mengder ustrukturerte data, for eksempel tekstdokumenter eller e-posttråder.

2. Teknisk infrastruktur

Microsoft Copilot er en del av Microsoft 365-økosystemet og bruker selskapets skytjenester, AI-teknologier og eksisterende systemer for å levere sine funksjoner. For at Copilot skal fungere optimalt kreves det en stabil og oppdatert teknisk infrastruktur.

Ting du bør gjøre:

• Lisenser og oppdateringer: Sørg for at alle relevante brukere har de nødvendige lisensene for å bruke Copilot. Sørg for at dere har den nyeste versjonen av Microsoft 365-verktøy og oppdaterte skytjenester.
• Systemintegrasjon: Kontroller at deres interne systemer og plattformet er kompatible med Microsoft 365 og AI-funksjonene. Hvis dere bruker eldre systemer eller ikke-integrerte plattformer, kan det være nødvendig med oppgraderinger eller omstruktureringer for å sikre sømløs integrasjon.
• Optimalisering av kunstig intelligens: Ettersom Copilot bruker KI-baserte modeller, er det viktig at IT-infrastrukturen har tilstrekkelig kapasitet til å støtte databehandling i sanntid. Dette kan bety at dere må se over skykapasiteten og nettverksbåndbredden, særlig for organisasjoner med store datamengder.

3. Sikkerhet og compliance

Ettersom Copilot bruker organisasjonens data, er det avgjørende å sørge for at alle personvernprotokoller som organisasjonen har på plass, blir fulgt, spesielt i sektorer med strenge regler, som finans, helse og offentlig sektor. Feil håndtering av data kan føre til alvorlige sikkerhetsrisikoer og bøter. Sørg for at dere har en plan på plass for personvern og compliance før dere implementerer Copilot, spesielt når det gjelder håndtering av sensitive eller personlige data.

Ting du bør gjøre:

• Databeskyttelse: Gjennomfør en sikkerhetsrevisjon av systemene dine for å sikre at sensitive data beskyttes og at tilgangen til kritisk informasjon styres på riktig måte. Microsoft Copilot overholder sikkerhets- og samsvarsstandardene i Microsoft 365, men organisasjoner må sørge for at deres egne sikkerhetsprotokoller er robuste nok.
• Tilgangskontroller: Sørg for at kun autoriserte brukere har tilgang til sensitiv informasjon som behandles av Copilot. Implementer strenge tilgangskontroller for å minimere risikoen for datainnbrudd og misbruk.
• Etterlevelse: Gå gjennom relevante regler og forskrifter (for eksempel GDPR, HIPAA eller SOX) som gjelder for virksomheten, og sørg for at Copilot kan brukes i samsvar med disse kravene. Dokumenter prosesser og kontrolltiltak for å demonstrere samsvar.

4. Opplæring av brukerne

For å utnytte fordelene med Copilot på best mulig måte er det viktig at brukerne føler seg komfortable med verktøyet og forstår hvordan de kan bruke det effektivt i det daglige arbeidet. Opplæring og endringsledelse er nøkkelen til en vellykket implementering.

Ting du bør gjøre:

• Brukeropplæring: Gi opplæring i hvordan Copilot fungerer, hvilke oppgaver teknologien kan bidra med og hvordan man best utnytter funksjonene. Tilpass opplæringen til ulike avdelinger eller roller. En økonomisjef kan for eksempel ha andre behov og bruksområder enn en som jobber med markedsføring eller kundeservice. Ved å gi rollespesifikk opplæring kan du øke verdien av Copilot i hele organisasjonen.

Vil du vite mer om hvordan din organisasjon kan komme i gang med Copilot? Den 26. oktober arrangerer vi et webinar om temaet sammen med Microsoft. Meld deg på!